Qonta es una plataforma tecnológica diseñada para estructurar la gestión documental y contable. Integra descarga de facturas, motor de aprobación, acuse, causación y documento soporte en un solo entorno operativo.
Requiere una estructura que permita control, trazabilidad y consistencia contable en cada etapa del proceso.
Qonta organiza la recepción, validación y registro de documentos dentro de una arquitectura operativa unificada, diseñada para estandarizar la gestión documental y fortalecer la operación contable de la empresa.
Centraliza la recepción y gestión de documentos electrónicos dentro de un flujo organizado que facilita la validación, seguimiento y registro contable.
Cada documento conserva su respaldo XML, PDF y registro completo de eventos, garantizando trazabilidad del proceso y soporte para auditorías posteriores.
Reduce significativamente la carga manual asociada a la recepción, validación y registro de documentos electrónicos, permitiendo que los equipos contables se concentren en tareas de mayor valor.
Una estructura documental organizada facilita la relación con proveedores y mejora la visibilidad de los compromisos contables dentro de la operación financiera.
QONTA es el resultado de la experiencia conjunta de
Recepción automatizada de documentos electrónicos para centralizar su gestión dentro de la plataforma.
Con el documento validado, el sistema registra los eventos necesarios dentro del flujo documental.
Con los eventos registrados, el sistema prepara el documento para su contabilización estructurada.
La plataforma asiste el proceso de registro contable mediante validaciones que aseguran consistencia dentro de la estructura contable.
El resultado es un proceso continuo, trazable y estructurado que integra la gestión documental y contable dentro de una misma plataforma operativa.
Automatizar el acuse y la causación contable permite asegurar la deducibilidad de costos, optimizar tiempos internos y garantizar trazabilidad documental conforme a la normativa DIAN.
Nuestros planes están diseñados para escalar con el crecimiento de tu empresa, manteniendo una estructura sostenible que permite gestionar mayores volúmenes documentales sin aumentar la complejidad operativa.
Los planes se configuran según el volumen mensual de documentos, la estructura contable y las necesidades específicas de tu operación, manteniendo una implementación escalable y sostenible.
El modelo incluye acompañamiento continuo para garantizar estabilidad operativa, correcta configuración contable y adaptación a cambios normativos o estructurales de la empresa.
Este modelo permite mantener continuidad operativa y evolucionar la gestión contable sin depender de procesos manuales dispersos o desarrollos puntuales.
Qonta centraliza la gestión documental y contable dentro de una arquitectura estructurada que permite escalar la operación, mantener consistencia en los procesos y adaptarse a nuevos requerimientos sin fricción.
Una evaluación inicial permite identificar cómo estructurar el acuse, la causación y la gestión documental dentro de tu flujo contable actual, asegurando una implementación coherente desde el inicio.
La plataforma centraliza la recepción de documentos electrónicos dentro de un flujo estructurado, evitando la dependencia del correo electrónico o cargas manuales.
Qonta conecta la operación documental con los procesos contables de la empresa para garantizar recepción oportuna y control del documento desde su ingreso.
Capacidades clave
Centralización de documentos electrónicos
Recepción automática de XML y PDF
Integración con el flujo de aprobación
Control de documentos recibidos
La plataforma organiza la revisión y validación interna de los documentos antes de su registro contable. Las empresas pueden configurar responsables, áreas o niveles de aprobación para garantizar que cada factura sea revisada dentro del flujo documental antes de su contabilización.
Capacidades clave
Flujos de aprobación por áreas o responsables
Control del estado documental dentro del proceso
Validación previa al registro contable
Historial de decisiones y trazabilidad operativa
Qonta registra y gestiona automáticamente los eventos asociados a los documentos electrónicos dentro del flujo documental. La plataforma permite organizar el proceso de acuse y seguimiento del documento, asegurando que cada evento quede registrado dentro del historial del proceso. Esto garantiza trazabilidad completa desde la recepción del documento hasta su registro contable.
Capacidades clave
Registro automático de eventos documentales
Seguimiento del estado del documento dentro del proceso
Historial completo de eventos y acciones
Control documental para auditoría y trazabilidad
El sistema registra y aprende las combinaciones contables utilizadas en la operación. La plataforma identifica relaciones entre proveedor, tipo de gasto, centro de costo e impuestos, permitiendo que facturas recurrentes se contabilicen automáticamente bajo la misma lógica estructurada. Esto reduce la intervención manual y mantiene consistencia en el registro contable.
Capacidades clave
Registro automático de combinaciones contables
Aprendizaje por proveedor y tipo de gasto
Configuración de retenciones e impuestos
Parametrización por centro de costo
La plataforma está construida sobre una arquitectura modular que permite incorporar nuevos componentes a medida que evoluciona la operación contable de la empresa, ampliando progresivamente sus capacidades en gestión documental, cuentas por pagar y procesos financieros.
En la gestión de facturas electrónicas
En los procesos internos de aprobación
En la causación de facturas recurrentes
Centraliza la recepción, controla aprobaciones y asegura la causación contable sin reprocesos ni dependencia de correos o tareas manuales.
Automatiza la recepción documental, organiza la información por cliente y asegura consistencia en los procesos contables.
Sí. Qonta permite autogestionar el plan de cuentas, crear empresas desde cero, cargar cuentas masivamente vía plantilla o crearlas manualmente. No dependes de desarrollo para ajustar tu estructura contable.
Sí. Incluye un módulo específico para configurar áreas y responsables que gestionan el acuse conforme a la normativa vigente.
Sí. Qonta genera y envía el Documento Soporte (versión vigente) a la DIAN para proveedores no facturadores electrónicos, incluyendo su posterior contabilización automática.
El sistema carga automáticamente conceptos, tarifas y bases. Además:
Calcula retenciones automáticamente.
Detecta diferencias en facturas de contado.
Puede asumir las retenciones faltantes de forma inteligente.
Permite políticas por empresa y proveedor.
Sí. Cuando se procesa una factura electrónica, Qonta valida si el proveedor existe.
Si no existe, lo crea automáticamente con la información del XML y lo deja pendiente de aprobación.
Además:
Permite carga masiva vía Excel.
Actualiza datos solo si cambian.
Mantiene histórico sin sobrescribir información válida.
Qonta identifica automáticamente esta condición desde el XML y permite configurar:
Una cuenta contable para facturas a crédito.
Otra cuenta para facturas de contado.
Personalización por proveedor.
Esto asegura que:
Las facturas a crédito generen obligación real.
Las de contado queden cerradas desde el inicio.
Sí. Si registras tus cuentas bancarias, el sistema puede generar el comprobante de egreso automáticamente al seleccionar el banco de salida.
Puedes configurar un parámetro para:
Sí. Qonta genera archivos planos compatibles con múltiples sistemas contables y ERP del mercado.
Qonta no reemplaza tu ERP si no quieres; lo potencia.
Qonta es modular. Puedes contratar únicamente:
Escalas según tu necesidad.
Sí. Qonta valida que el periodo esté abierto, facilita la causación correcta y cierra automáticamente meses anteriores al abrir uno nuevo.
Sí. Puedes crear centros individuales o agrupados y definir reglas de distribución de gasto. También puedes activar o inactivar cuentas sin afectar históricos.
Evalúa cómo Qonta puede estructurar tu flujo documental y contable según las necesidades reales de tu empresa.
Analizamos su flujo actual de recepción, validación y causación para mostrarle cómo implementar una estructura más controlada, trazable y eficiente.
